Autor: Reiner Bachthaler
Wie eine Ticket App Ihre Lieferscheine digitalisieren kann
Viel zu oft sind die Logistikworkflows in der Schüttgutindustrie noch von manuellen Prozessen und papierbasierter Dokumentation dominiert. Erfahren Sie, wie eine mobile Ticket App Ihre Lieferscheine digitalisieren und deren Handling deutlich vereinfachen kann.
Von der Beschaffung und Lagerung über die Verladung und den Transport bis zur Lieferung an den Empfänger – für die Schüttgutindustrie ist die Digitalisierung gleichbedeutend mit einer Modernisierung der verschiedenen Betriebsabläufe. Dabei kommt es neben der der gesamten Wertschöpfungskette, auch auf die Optimierung einzelner Teilabläufe, wie etwa der Verwaltung von Lieferdokumenten, an.
Was in der Logistik gefordert wird
Papierlose Workflows: Der interne und externe Drang von Unternehmen zu erhöhter Nachhaltigkeit und CO2-Einsparungen erfordert die Abkehr von papierbasierten Workflows hin zu Alternativen wie dem digitalen Lieferschein.
Erhöhte Transparenz: Um fundierte Entscheidungen zu treffen und schnell auf Störungen reagieren zu können, braucht es Echtzeittransparenz über die gesamte Logistikkette hinweg.
Datenkonsistenz: Verfügen alle Beteiligten in allen Phasen des Logistikprozesses über identische Daten, lassen sich Fehler und Ineffizienzen vermeiden.
Effizienzgewinne: Durch weniger manuelle Eingriffe und vereinfachte Prozesse lassen sich unnötige Zeitaufwände und Kosten einsparen.
Beschleunigte Prozesse: Weil Pünktlichkeit in der Logistik entscheidend ist, sind Tools, die die Verarbeitung beschleunigen, von unschätzbarem Wert.
Fachkräftemangel abfedern: Indem moderne Technik dabei hilft, die Effizienz zu steigern und den eigenen Bedarf an Fachwissen zu verringern, lässt sich der in der Logistik herrschende Fachkräftemangel abfedern.
Lieferscheine digitalisieren, von effizienter Logistik profitieren
Ein wesentlicher Prozess, der das Handling von losen Materialien wie Kies, Sand, Kalk oder Zement begleitet, ist die Verwaltung von Lieferdokumenten. Gibt es hier Unstimmigkeiten, gerät die gesamte Lieferkette ins Stocken. Ist hingegen alles im Fluss, können Sie sicher sein, dass Aspekte wie die Nachverfolgbarkeit, Sicherheit und Compliance in allen Phasen des Lieferprozesses gewährleistet sind.
Dabei können digitalisierte Lieferscheine und dazugehörige Dokumentenverwaltungslösungen die Effizienz erheblich steigern. Sie reduzieren den Bedarf an manuellen Dateneingaben, minimieren das Risiko von Fehlern, beschleunigen den Informationsaustausch und erleichtern die sofortige Verfügbarkeit von Dokumenten für alle beteiligten Parteien. Sprich: LKW-Fahrer, Empfänger und die Verwaltungseinheiten bei Herstellern, Spediteuren und Kunden sind stets auf dem gleichen und aktuellen Stand.
Vorteile von Desktop-Software und mobilen Apps kombinieren?
Aber schauen wir uns den Lieferprozess doch etwas genauer an: Zunächst erhält der Disponent eine Bestellung, entweder direkt elektronisch oder er legt diese über seine bevorzugte Desktop-Software an. Dabei handelt es sich hier und bei der zentralen Auftragsplanung um eine äußerst pragmatische Wahl: Die Komplexität der Datenverarbeitung für diesen Anwendungsfall erfordert einfach die Fähigkeiten eines Desktop-Systems.
Die Aufgaben des LKW-Fahrers, der die Lieferung durchführt, umfassen hingegen:
- Check-in im Werk und Eingangsverwiegung
- Optional: Erstellung bzw. Entgegennahme eines Ladescheins
- Fahrt zur Ladestelle und Beladung
- Ausgangsverwiegung
- Erstellung bzw. Entgegennahme des Lieferscheins
- Fahrt zum Empfänger (inkl. Nachweis der transportierten Ware bei einer Kontrolle auf dem Fahrtweg)
- Entladung beim Empfänger mit Bescheinigung des Warenempfangs
- Verteilung der Lieferinformationen (heute meist als papierbasierter Lieferschein) an verschiedene interne Abteilungen und den Empfänger.
Genau hier kann eine mobile Ticketing-Lösung ins Spiel kommen, die einen Medienbruch vermeidet und die Digitalisierung „on the road“ erweitert. Oder konkreter ausgedrückt: Eine spezielle Ticket App kann den LKW-Fahrer effektiv dabei unterstützen, alle relevanten Infos zu erhalten und seine Aufgaben zu vereinfachen.
Und App dafür: so sieht ein digitaler Lieferdatenworkflow aus
Anstatt einen Ladeschein auszudrucken, wird dem LKW-Fahrer ein QR-Code über ein Selbstbedienungsterminal angezeigt (bzw. der Fahrer hat diesen QR-Code bereits im Vorfeld erhalten und diese ist in der Ticket App verfügbar.)
Der Fahrer scannt den QR-Code mit seinem Handy ein und sofort werden alle Lieferdaten in die Ticket App übertragen.
Klarer als ein papierbasierter Ladeschein es könnte, zeigt die App dem Fahrer nun Informationen über die Art und Menge, das Ziel und die Lieferfrist der Ladung an. Dazu hat er auch die Möglichkeit, auf Kommentare oder nützliche Anweisungen zuzugreifen.
Beim Verlassen des Werks kann der Fahrer mit seiner Ticket App ein weiteres Selbstbedienungsterminal an der Ausfahrt nutzen, um einen digitalen Lieferschein zu erstellen. Und dies, ohne dabei den LKW zu verlassen, um etwa ein Papierdokument zu erstellen und abzulegen.
Sobald die Ladung den Kunden erreicht, möchte dieser natürlich auch die Lieferinformationen haben. Der traditionelle Weg ist, eine Kopie des Papierlieferscheins auszuhändigen. Wenn der Empfänger ebenfalls Zugriff auf die Ticket App hat, genügt es den QR-Code der Lieferung vom Handy des Fahrers abzuscannen und schon verfügt auch der Empfänger über alle elektronischen Lieferinformationen.
In einem weiteren Automatisierungsschritt könnte mit einer Ticket App dann auch die Anlieferung der Ware durch den Empfänger einfach und papierlos quittiert werden (ePoD, electronic Proof-of-Delivery).
Ist die App mit einem zentralen Logistiksystem verbunden, lassen sich gleichzeitig alle dem Fahrzeug bzw. Fahrer zugeordneten Lieferungen verwalten und anzeigen. So kann der Fahrer alle seine Aufträge in einer einzigen Ticket App verfolgen, was den Prozess noch effizienter macht.
Gesammelte Lieferscheine als Papierbündel der zentralen Administration des Spediteurs zu übergeben, sollte nicht mehr zum Aufgabenumfang eines LKW-Fahrers gehören. Automatische Übertragung in zentrale IT-Systeme durch die Ticket App ist hier eindeutig die bessere Lösung.
Was eine Ticketing-Lösung können sollte
Wir haben gesehen, wie ein optimaler, digitaler Workflow für Lieferdaten und Dokumente aussehen kann. Hier nochmal zusammengefasst, was das an konkreten Anforderungen für eine Ticket App Lösung bedeutet:
Lieferdaten importieren: Eine Ticket App sollte die Lieferinformationen digital abrufen können – entweder durch eine direkte Online-Verbindung zu einem Yard Management System (Versandautomatisierungssystem) oder durch das Scannen von QR-Codes, die spezifisch für jede Lieferungen erstellt werden.
Lieferdaten und PDF-Tickets anzeigen: Sobald die Daten importiert sind, sollte die App detaillierte Informationen zu jeder Lieferung anzeigen. Dies umfasst alle Daten, die für die Annahme, Verarbeitung oder Nachverfolgung einer Lieferung relevant sind, sowie das digitale Ticket im PDF-Format.
Alle Lieferungen auflisten: Dank einer übersichtlichen Auflistung aller anstehenden, aktuellen und vergangenen Lieferungen, kann der Nutzende alle Vorgänge im Blick behalten.
Rollenbasierter Login und Benutzerrechte: Um die Sicherheit zu gewährleisten und garantieren, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Informationen haben, sollte in bestimmten Szenarien ein rollenbasiertes Login-System zum Einsatz kommen.
QR Scan & Go-Funktionalität: Für zusätzlichen Komfort kann eine Funktion sorgen, die es Benutzern ermöglicht, einen QR-Code zu scannen und sofort Zugriff auf das entsprechende Lieferticket zu erhalten, sogar ohne dass ein Login erforderlich ist.
Einfache Integration: Durch standardisierte Schnittstellen (offene API) sollte sich eine Ticket App möglichst leicht in bestehende Prozesse und IT-Umgebungen integrieren.
Skalierbare Lösungen – damit es auch für Sie passt!
Das vorherige Kapitel beschreibt einen Funktionsumfang, der bei vielen Kunden zum Anforderungsprofil gehören könnte. Denkbar sind aber auch Einstiegslösungen, die eine Ticket App ohne Anbindung an zentrale Systeme digitale Lieferscheine für den LKW-Fahrer und den Empfänger sinnvoll nutzbar machen (Stichwort QR Scan& Go). Andererseits sind – je nach Anforderungsprofil – zusätzlich zu den aufgeführten Funktionen auch folgende Erweiterungen sinnvoll:
Track&Trace: Anbindung der Ticket App an Telematiksysteme, um den Standort des Fahrzeugs und automatisiert auch das Eintreffen beim Empfänger zu tracken.
Zeitprotokoll: Wie lange wurde der LKW beladen, wie lange dauerte die Entladung, gab es Wartezeiten? Auch diese Informationen könnten mit einer Ticket App komfortabel erfasst werden.
Abnahme durch Empfänger (ePoD): Eine mobile Ticket App kann auch diese Aufgabe vereinfachen, in dem der Empfänger den Erhalt der Lieferung direkt digital durch Unterschrift auf dem Smartphone des LKW-Fahrers bestätigt.
Kundenspezifische Anpassungen: Logistikprozesse bei verschiedenen Kunden können durchaus unterschiedlich sein, weshalb eine Ticketing-Lösung im Rahmen einer kundenspezifischen Lösung auch an individuelle Bedürfnisse anpassbar sein sollte.
Screenshots der IAS Ticket App
Welche Kosten lassen sich durch digitale Lieferscheine sparen?
Sie merken: Durch eine mobile Ticket App lassen sich bestimmte Aufgaben im Lieferworkflow entscheidend optimieren und vereinfachen. Mit einer Ticket App, wie der von Axians können so erhebliche Einsparpotenziale umgesetzt werden:
- Kein Papier und Toner für einen Ausdruck nötig
- Kein Druckerverschleiß und keine Wartungskosten
- Keine Aufwände des Operators für den Start des Ausdrucks und die Übergabe an den LKW-Fahrer
- Keine umständliche Handhabung von Papierlieferscheinen für LKW-Fahrer, Werksmitarbeitern und Empfänger
- Kürzere Standzeiten des LKWs bei der Werksausfahrt
- Geringere Fehlerrate, da verlorene oder vertauschte Papierlieferscheine der Vergangenheit angehören
Und nehmen wir einfach mal konservativ an, dass Sie durch die Nutzung einer Ticket App rund einen Euro an Kosten pro Lieferung sparen können, dann wirkt sich der Effekt bei einer großen Zahl an Lieferungen erheblich auf die Gesamtkosten aus.
Digitalisieren Sie Ihre Lieferscheine!
Die Verwaltung von Lieferdokumenten bzw. Lieferdaten ist eine komplexe Aufgabe in der Schüttgutlogistikbranche, an der verschiedene Akteure beteiligt sind. Und mehr denn je ist ein Ansatz gefordert, der die Vorteile aus der Nutzung von Desktop-Software und mobilen Anwendungen kombiniert.
Dabei liegt der Schlüssel in der Integration von zentralen Logistik-Workflows (z. B. über Axians VAS Cloud Logistics) mit den Logistiksystemen im Werk (z. B. über Axians VAS Yard Management) und einer leistungsstarken Ticket App, die den Workflow in den mobilen Bereich erweitert. Wird dieser Ansatz in der Schüttgutindustrie verfolgt, können Sie Ihre Effizienz steigern, Prozesse vereinfachen und sich an verändernde Anforderungen anpassen.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Beitrag ein paar wichtige Schritte auf dem Weg dahin aufzeigen konnten. Und falls Sie mehr über unsere Ticket App erfahren möchten, können Sie hier unseren Ticket App Flyer herunterladen.