Beim Thema Prozessautomatisierung liegt für viele Baustofflieferanten der Fokus heute auf den Versandabläufen im Werk, dem Yard Management.
Aber der gesamte Logistik Workflow für Baustoffe wie Sand, Kies, Zement und Beton, sowie für Deponiematerial beginnt viel früher, bevor ein LKW in das Werk einfährt, und umfasst neben dem Materiallieferanten viele verschiedene Rollen und Akteure. Ein flexibler Bestellvorgang, umfangreiche Planungsfunktionalitäten und eine volle Transparenz und Datenkonsistenz für alle Beteiligten sind nur einige Anforderungen an einen zentralen, werksübergreifenden Logistik Workflow.
Was versteht man unter einem zentralen Logistik Workflow in der Baustoffindustrie?
Welche Anforderungen muss der zentrale Logistik Workflow erfüllen?
Neben der Anforderung hier eine Lösung anzubieten, die ein weites Spektrum abdeckt, ist für einen zentralen Logistik Workflow eine einfache, rollenorientierte Bedienbarkeit und umfangreiche und flexible Integrationsmöglichkeiten mit anderen Softwarelösungen essentiell. Damit können heute weit verbreitete Insellösungen mit dem massiven Nachteil von inkonsistenten Daten in verschiedenen Bereichen und einer nicht vorhandenen Transparenz vermieden werden. Daten werden einmal erfasst und automatisch für verschiedene Anwendungsfälle weiterverwendet. Die fehleranfällige, manuelle Mehrfacheingabe von Daten entfällt und die Abläufe werden schneller und sicherer.
Zusammenfassend kann man diese Anforderungen in drei Bereiche gliedern:
Konsistenz
Korrekte Daten in allen Bereichen mit der gleichen Datenquelle
Transparenz
Alle Beteiligten können jederzeit den aktuellen Status und alle relevanten Infos für ihre Aufgaben einsehen
Effizienz
Eliminiert die Mehrfacheingabe von Daten und damit verbundene Fehler und Aufwände
Um die Administrationsaufwände für den Anwender zu minimieren und einen flexiblen Zugriff an verschiedensten Orten sicherzustellen, bietet sich eine cloudbasierte Lösung wie VAS Cloud Logistics für den zentralen Logistik Workflow an.
Wer nutzt den zentralen Logistik Workflow?
Wichtig ist eine zielgerichtete Unterstützung der verschiedenen Rollen durch eine Workflowlösung, wie sie hier kurz aus der Sicht eines Baustoffproduzenten beschrieben werden:
- Der Kunde, der Material bestellt
- Der Auftragserfasser beim Lieferanten
- Der Auftragsplaner / Disponent beim Lieferanten
- Der Transportplaner / Disponent beim Spediteur
- Der Fahrer, der das Material im Werk belädt und zum Empfänger transportiert
- Der Wäger bzw. administrative Mitarbeiter im Werk
- Der Empfänger des Materials (z.B. Baustelle oder Mischwerk)
Diese Übersicht zeigt schon deutlich die hohen Anforderungen an eine modulare und rollenorientierte Lösung
Von Kundenbestellung, Auftrags- und Transportplanung, Versand und Auslieferung: Für verschiedene Workflow-Rollen sollten darauf zugeschnittene Portale und Apps zur Verfügung stehen, so dass vom Besteller / Kunden, über den Disponenten des Materiallieferanten bis zum Spediteur, dem Fahrer, Wieger, der Verwaltung und dem Baustoffempfänger bzw. der Baustelle, alle beteiligten Rollen ihre individuellen Sichten und benötigten Funktionen haben.
Welche Prozesse gibt es im zentralen Logistik Workflow?
Die Prozesse im zentralen Logistik Workflow sollten nahtlos miteinander integriert sein, um eine konsistente und fehlerfreie Abwicklung und Dokumentation zu ermöglichen:
Oft sind für diese Aufgabe nur manuelle Eingabekanäle wie Telefon oder Mails verfügbar, was die Auftragserfassung auf die Arbeitszeiten des Lieferanten beschränkt. Meist fehlt auch eine konsistente Rückmeldung an den Besteller.
Eine Online-Bestellplattform (Kundenportal) bietet hier eine 24/7-Verfügbarkeit und reduziert Fehler im Bestellprozess. Die Flexibilität des Einkäufers wird nicht eingeschränkt, da die Auftragsannahme bei Bedarf weiterhin manuell erhaltene Bestellungen in das Online-Tool einpflegen kann. Dies schafft auch eine zuverlässige Datenbasis für die nachgelagerte Disposition.
Bestellungen bzw. Abrufe des Kunden müssen überprüft, zeitlich eingeplant und einem Transportunternehmen bzw. dem eigenen Fuhrpark zugeordnet werden. Zusätzlich sind die Bedingungen von Rahmenaufträgen mit den Kunden zu beachten
Kürzeste Reaktionszeiten und häufige Änderungen durch Kunden oder Spediteure prägen das Tagesgeschäft eines Disponenten. Dies erfordert eine hohe Flexibilität und Transparenz, um dem Disponenten eine optimierte Planung zu ermöglichen.
Lieferungen werden vom Baustofflieferanten oder dessen Kunden bei Spediteuren oder einem internen Fuhrpark beauftragt. Hier ist das Management der gesamten Transportaufträge, die Zuweisung und zeitliche Einplanung für bestimmte Fahrzeuge und eine enge, möglichst automatisierte Kommunikation zwischen allen beteiligten Rollen gefordert. Diese Prozesse werden oft noch komplett manuell oder über Excel-Planung und E-Mail oder WhatsApp-Kommunikation abgewickelt und bieten daher ein hohes Optimierungspotential.
Der klassische, manuell erstellte und papierbasierte Lieferschein wird meist direkt bei der Verladung oder bei der Werksausfahrt erstellt. Hohe manuelle und fehleranfällige Aufwände, mangelnde Transparenz und intensiver Ressourceneinsatz (Papier, Toner, etc.) zeigen den Bedarf für modernere Lösungen. Eine automatisierte elektronische Erstellung von Lieferdokumenten (lokal im Werk) wird idealerweise kombiniert mit einer automatischen Verteilung dieser Daten über einen zentralen Logistikworkflow an alle Rollen, die diese Daten benötigen (Produzent, Kunde, Spediteur, Empfänger).
Dies ist auch die perfekte Vorbereitung für eine höhere Automatisierung des Auslieferprozesses.
Wenn die Lieferdaten elektronisch bei allen relevanten Empfängern vorhanden sind, ist auch die Basis geschaffen, die eigentliche Auslieferung zu verfolgen und dem Fahrer (z.B. mit einer App auf dem Smartphone) diese Daten einfach und papierlos zur Verfügung zu stellen. Kombiniert mit Telematik-Systemen ermöglicht dies ein Tracking der Auslieferung.
Die eigentliche Anlieferung der Waren beim Empfänger bietet ebenfalls ein hohes Automatisierungspotential. Eine manuelle Unterschrift des Empfängers auf einem papierbasierten Lieferschein bietet zwar einen Nachweis der Auslieferung, ist aber mit manuellem Aufwand, sowohl vor Ort beim Empfänger als auch in der Weiterverteilung dieses Liefernachweises an die Administration des Kunden, des Spediteurs und des Baustofflieferanten verbunden. Wenn die Lieferdaten online auf einer App des Fahrers verfügbar sind, können diese Schritte automatisiert werden. Hier sind sowohl die elektronische Lieferbestätigung in dieser App (Electronic Proof of Delivery) als auch die automatisierte Weiterleitung dieser Information an alle relevanten Empfänger durch einen zentralen, softwaregestützten Logistikworkflow zu nennen.
Für welche Branchen ist ein zentraler Logistik Workflow relevant?
Eine starke, zentrale Automatisierungslösung ist für Unternehmen in allen Sparten der Baustoffindustrie beziehungsweise Schüttgutindustrie relevant, egal ob Zement, Sand und Kies, Kalk, Asphalt oder Beton. Die Anforderung, die anfallenden Logistikaufgaben einfacher, berechenbarer und mit niedrigeren Kosten abzuwickeln, ist in allen Branchen präsent und gewinnt zunehmend an Bedeutung.
Für welche Unternehmen eignet sich ein zentraler Logistikworkflow?
Ein zentraler Logistikworkflow eignet sich generell für mittelständische und große Unternehmen in der Schüttgutbranche. Unterschiede ergeben sich sicher durch die Größe der Unternehmen, was zum Beispiel einen Einfluss darauf hat, ob viele Prozesse durch ein übergeordnetes ERP-System (wie SAP) mit der Integration einer dedizierten Logistikworkflowlösung abgewickelt werden oder ob eine Logistikworkflowlösung selbst die übergeordnete Instanz ist. Hier sind modulare und skalierbare Lösungen gefordert, die an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden können und sich mit offenen Schnittstellen in ein Ecosystem eingliedern lassen.
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