Effizientes Zeitfenster-Management und Aufrufsysteme

In der Logistik ist ein effizientes Zeitmanagement für Lieferungen von entscheidender Bedeutung. Dies gilt nicht nur für die Schüttgutindustrie, sondern auch allgemein für jedes Unternehmen, das mit einer hohen Anzahl an An- und Auslieferungen konfrontiert ist. Ein effizientes Zeitmanagement trägt nicht nur zur Optimierung der Abläufe bei, sondern minimiert auch Wartezeiten und erhöht die Sicherheit im Werk. Durch die Kombination mit einem Aufrufsystem lassen sich diese Ziele effizient und zielgerecht erreichen. Dieser Artikel beleuchtet wichtige Aspekte und Anforderungen, die bei der Auswahl und Implementierung eines modernen Zeitfenstermanagement- und Aufrufsystems berücksichtigt werden sollten. Dabei wird der gesamte Prozess betrachtet, von der anfänglichen Planung über die Koordination im Werk bis hin zum abschließenden Reporting und der Analyse.

Den höchsten Grad an Effizienz erhält man durch Integration einer sorgfältigen Planung im Vorfeld. Hierfür eignet sich ein Portal (z.B. VAS Cloud Logistics), in dem der Spediteur oder der Fahrer selbst Zeitslots bequem vorab buchen kann. Wenn diese Buchung zusätzlich Informationen über das zu be- oder entladende Material enthält, kann auch die Verteilung auf die Ladestellen im Voraus effizient geplant werden.

Auch bei Unternehmen mit mehreren räumlich nahegelegenen Werken, wie es häufig bei Asphalt– oder Sand- und Kieswerken der Fall ist, kann eine solch intelligentes System von großem Nutzen sein. Bei hoher Auslastung eines Werkes ermöglicht es beispielsweise eine flexible Umverteilung auf ein anderes Werk. Dadurch wird die Last für die einzelnen Werke effektiv verteilt, Engpässe werden vermieden und die Effizienz insgesamt gesteigert.

Durch die Integration eines zentralen Portals wird nicht nur die Planung und Koordination verbessert, sondern auch die Transparenz und Nachverfolgbarkeit der Logistikprozesse erhöht. Dies führt zu einer optimierten Nutzung der Ressourcen und zu einer insgesamt reibungsloseren Abwicklung der Transport- und Logistikaufgaben.

Sind die LKWs am Werk angekommen müssen diese bestmöglich koordiniert werden, um Standzeiten so gering wie möglich zu halten und Chaos im Werk zu vermeiden. Zu hohe Standzeiten sind nicht nur ineffizient, sie können auch Strafzahlungen an Spediteure zur Folge haben.

Auch der CO2-Abdruck durch lange Standzeiten darf nicht außer Acht gelassen werden, besonders in Regionen, bei denen die Fahrer während der Wartezeit den Motor laufen lassen müssen, um Klimaanlage oder Heizung nutzen zu können. Für die Koordination der LKWs im Werk stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung mit jeweils individuellen Vor- und Nachteilen. Hier gibt es keine perfekte Lösung, die auf alle Werke anwendbar ist, sondern es wird eine flexible Lösung benötigt die auf die Gegebenheiten vor Ort individuell angepasst werden kann (wie zum Beispiel mit Hilfe von VAS Yard Management).

Sind mehrere Ladestellen in einem Werk verfügbar, sollte jede dieser Ladestellen über eine eigene Warteliste verfügen. Diese Listen müssen flexibel steuerbar sein, um verschiedene Prioritäten zu berücksichtigen. Dies kann beispielsweise klassisch das First-In-First-Out Prinzip sein, aber je nach Situation gilt es auch, Fahrzeuge mit höherer Priorität zu berücksichtigen oder spezielle Unterscheidungen zwischen An- und Auslieferungen vorzunehmen. Wenn an mehreren Ladestellen das gleiche Produkt zur Verfügung steht, kann eine dynamische Umsortierung von einer zu einer anderen Ladestelle von Vorteil sein, um die Standzeiten zu reduzieren. Trotz des Ziels der vollständigen Automatisierung der Prozesse sollte man jederzeit die Möglichkeit haben zu intervenieren und auch manuell Einfluss auf die Warteliste nehmen zu können.

Erreichen die LKWs das Werk, gibt es unterschiedliche mögliche Prozesse, die sich teils stark voneinander unterscheiden können. Die Fahrer können beispielsweise direkt zu einem SelfService Terminal fahren, um sich zu registrieren und hier auch Anweisungen zu erhalten, zu welcher Ladestelle Sie müssen, oder ob sie zunächst noch in einen Wartebereich (Parkplatz) fahren sollen.

In manchen Fällen ist es sinnvoll, die LKWs nicht direkt zu einem Entry Terminal fahren zu lassen, sondern zunächst auf einen Parkplatz vor dem Werk zu lenken. Die Auslagerung des Wartebereichs kann den Überblick und die Sicherheit im Werk erhöhen und das Unfallrisiko verringern. Nachdem die Fahrer die LKWs abgestellt haben, können sie sich beispielsweise zu einem Warteraum begeben. Der Warteraum kann dann für die Registrierung an einem SelfService Terminal und zum Anzeigen der Warteliste und als Aufenthaltsort genutzt werden. Gibt es keine Möglichkeit für einen ausreichend großen Warteraum, kann es hilfreich sein, große Outdoordisplays am Parkplatz anzubringen, damit die Fahrer bequem aus ihrer Kabine sehen können, wann sie an der Reihe sind.  Eine Echtzeit-Ansicht der Standzeiten aller LKWs auf dem Parkplatz mit farblicher Markierung, wenn gewisse Zeiten überschritten sind, hilft den Auslieferwerken, Pönalen (Strafzahlungen) an Spediteure zu vermeiden. Auch direkte Benachrichtigungen per SMS oder App sind möglich.

In vielen Fällen macht es Sinn die Warteliste digital in einer App abzubilden (z.B. VAS Driver App). Dies hat folgende Vorteile:

Idealerweise sollte ein Wartelistenmanagement keine Insellösung sein, sondern in das vorhandene System eingebettet sein. Dafür sind häufig Schnittstellen zu Spediteur-Tools oder Transport Management Systemen notwendig. Diese ermöglichen die Visualisierung des aktuellen Status und sorgen für transparente Zeiten, was wiederum die Koordination erleichtert, und die Planbarkeit verbessert.